Peak24 Medlem - Hjälpsidor

Peak24 Medlem 7 Hjälpsidor

Medlemsregister

MEDLEMSSERVICE

INNEHÅLL:

INLEDNING
GÅ TILL FUNKTIONEN MEDLEMSSERVICE
AKTIVERA ABONNEMANG PÅ MEDLEMSSERVICE
IMPORTERA FORMULÄRDATA TILL MEDLEMSSERVICE
SKAPA OCH ÖVERFÖR FORMULÄR TILL SERVERN
HÄMTA REGISTRERINGAR OCH UPPDATERA REGISTER

Inledning

Medlemsservice är en tilläggstjänst från Active Coach Svenska AB där du kan utnyttja funktioner för adressändringar och ansökan om nytt medlemskap direkt via Internet.
Med tjänsten Medlemsservice kan du som använder Peak24 Medlem 7.0 eller Peak24 Förbund 7.0 automatiskt skapa och överföra medlemsmatrikel och anmälningsformulär direkt till en egen sida på Internet.

Ansökningar om nytt medlemskap och ändringar av befintlig medlemsinformation som registreras på dina webbsidor skickas sedan direkt till programmen Peak24 Medlem eller Peak24 Förbund. Du kan sedan med några knapptryckningar skapa nya medlemmar i ditt medlemsregister eller uppdatera befintlig medlemsinformation med underlag av inkomna registreringar.

För att att kunna utnyttja tjänsten Medlemsservice måste du ha installerat den speciella FTP-modul som säljs separat till Peak24 Medlem 7.0 samt teckna ett abonnemangsavtal på tjänsten Medlemsservice. När avtalet är tecknat får du ett användarnamn och en katalogkod som du registrerar i ditt dataprogram. Du kan sedan när som helst skapa och överföra din medlemsmatrikel och dina anmälningsformulär.

För att förenkla för dina medlemmar och underlätta ditt eget arbete så bör du skapa en länk till dina medlemssidor från din organisations ordinarie hemsida. Det är också bra om du marknadsför "tjänsten" via din hemsida och eventuell föreningstidning så att dina medlemmar fortsättningsvis anmäler ändringar direkt via Internet.

Läs mer om tjänsten Medlemsservice (Internetlänk)

Gå till funktionen medlemsservice

GÖR SÅ HÄR FÖR ATT GÅ TILL MEDLEMSSERVICE...

Starta rutinen för kontaktregistret genom att klicka på första knappen i huvudmenyn med rubriken "Medlemsregister".

Nu kommer du till rutinmenyn för medlemsregistret. Klicka nu på knappen "Registervård" nere till vänster.

Nu kommer du till rutinen "Registervård".

Aktivera abonnemang på medlemsservice

För att kunna utnyttja funktioner för kontaktservice så måste du teckna ett abonnemang på tjänsten. När du fått ditt abonnemangsavtal så ska du registrera dina abonnemangsuppgifter i programmet och när detta är gjort kan du börja använda funktionerna.

Läs mer om tjänsten Medlemsservice (Internetlänk)

GÖR SÅ HÄR FÖR ATT AKTIVERA ABONNEMANGET...

Starta rutinen för kontaktregistret genom att klicka på första knappen i huvudmenyn med rubriken "Medlemsregister".

Nu kommer du till rutinmenyn för medlemsregistret. Klicka nu på knappen "Registervård" nere till vänster.

Nu kommer du till rutinen "Registervård".

Det första du ska göra för att aktivera ditt abonnemang på tjänsten "Medlemsservice" är att markera rutan "Aktivera service" (1).

Registrera sedan det ID (2) och den katalogkod (3) som står angivet på det abonnemangsavtal du erhållit från Active Coach Svenska AB. Det är mycket viktigt att ID och kod skrivs in exakt som det står på avtalet. Kontrollera också så att du inte har råkat lägga till ett avslutande mellanslag eller ett radbyte.
Nu är abonnemanget aktiverat och du kan nu överföra din medlemsmatrikel och dina formulär till servern och sedan hämta in registrerad information. Detta gör du i rutinen "Skapa webbplats".

LÄS MER OM ATT SKAPA EN WEBBPLATS

Läs mer om tjänsten Medlemsservice (Internetlänk)

Importera formulärdata till medlemsservice

Om du fått specialanpassade formulär till din webbplats så måste du först importera den nya formulärdatan till systemet. Filen har förmodligen skickats till dig som en bilaga i ett e-postmeddelande och det första du måste göra är att spara filen någonstans på din dator.

GÖR SÅ HÄR FÖR ATT IMPORTERA FORMULÄRDATA...

Starta rutinen för kontaktregistret genom att klicka på första knappen i huvudmenyn med rubriken "Medlemsregister".

Nu kommer du till rutinmenyn för medlemsregistret. Klicka nu på knappen "Registervård" nere till vänster.

Nu kommer du till rutinen "Registervård".

Klicka nu i det gula fältet "Importera formulärdata" (1) längst ner till höger på sidan och leta upp den första fil som du erhållit från Active Coach Svenska AB.

Det spelar ingen roll vilken fil du väljer utan systemet känner av om det är formulärdata för nyregistrering eller ändring.

Markera nu filen så att filnamnet visas i fältet "Filnamn" och klicka sedan på knappen "Öppna". Den valda filens sökväg och namn visas nu i filnamnsfältet.

Du kan granska den valda filen genom att klicka på mappsymbolen (2) till höger om filnamnsfältet.

Starta importen genom att klicka på "Knappen" import (3). Svara OK på kontrollfrågan.

Nu importeras formulärdatan från angiven fil och du får en bekräftelse på att importen är utförd.
Fortsätt nu med att importera nästa formulärfil om du fått fler filer med formulärdata.

Vanligtvis så får du två filer innehållande formulärdata dels för nyregistrering och dels för ändringar av befintligt registerinformation.
När importen är klar kan du skapa din formulär och sedan överföra dessa till servern med funktionen "Skapa webbplats".

LÄS MER OM ATT SKAPA EN WEBBPLATS

Skapa och överför formulär till servern

När ditt abonnemang på tjänsten "Medlemsservice" är aktiverat så kan du skapa och överföra din medlemsmatrikel och dina anmälningsformulär till servern med rutinen "Skapa webbplats".

LÄS MER OM ATT SKAPA EN WEBBPLATS

Hämta registreringar och uppdatera register

När du överfört dina formulär till servern så kan dina blivande och befintliga medlemmar börja registrera information, anmälningar eller ändringar. Alla registreringar som görs finns i normala fall tillgängliga inom en timme för inläsning i programmet. Detta är dock lite beroende på vilken belastningsnivå som serverprogrammet arbetar under.

Nedan beskriver vi hur du hämtar registrering från servern och hur du uppdaterar ditt kontaktregister.

GÖR SÅ HÄR...

Starta rutinen för kontaktregistret genom att klicka på första knappen i huvudmenyn med rubriken "Medlemsregister".

Nu kommer du till rutinmenyn för medlemsregistret. Klicka nu på knappen "Registervård" nere till vänster.

Nu kommer du till rutinen "Registervård".

Om du inte hämtat registreringar från servern tidigare så ska du först ange vilka åtgärder och tillval som ska gälla.

På den övre raden under rubriken "Synkronisering av adressändringar" finns tre markeringsrutor (1). Om du markerar den första med rubriken "Lämna kvar fil på server" så lämnas alla hämtade registreringar kvar på servern efter hämtning. Detta tillval kan du använda om fler ska ha tillgång till den inkommande registreringen. Om rutan inte är markerad så tas alla hämtade registreringar bort.

Om den andra rutan med rubriken "Spara hämtade filer" är markerad så sparas en kopia av alla hämtade registreringar lokalt på din dator i katalogen \Peak24\Medlem7\Filer.

Om den tredje rutan är markerad så görs en automatisk kontroll ifall det finns några nyinkomna registreringar på servern. Denna kontroll görs när du går in i medlemsregistret och finns några registreringar på servern så får du ett meddelande.

Om du har sparat inkomna registreringar sedan tidigare så kan du gå direkt till den senaste listan genom att klicka på knappen "Gå direkt till listan" (2).

Om du vill kontrollera och hämta nya registreringar så ska du klicka på knappen "Hämta nya medlemmar och adressändringar" (3). Nu visas en kontrollfråga. Klicka på OK så startar hämtningen.

Nu startar hämtningen och förloppet visas på en statusruta.
När hämtningen är slutförd kommer du direkt till en lista som visar alla hämtade registreringar. Registreringar med röd färg (4) indikerar att registreringen är ny och inte behandlad. Registreringar med grön färg (5) indikerar att registreringen har behandlats och är klar.

För att behandla en ny anmälan eller ändring så ska du klicka på önskad rad. I detta exempel väljer vi den tredje raden som är en nyanmälning från Kurre Orv.

När du klickar på en nyanmälning kommer du till uppdateringssidan "Ny medlem". I den vänstra kolumnen (A) visas den information som registreringen innehåller. I detta fall en nyregistrering från Kurre Orv.

Om du godkänner registreringen och vill registrera den inkommande anmälningen i medlemsregistret så ska du klicka på knappen "Skapa ny medlem" (B).

Nu skapas en ny medlem i medlemsregistret med underlag av den registrerade informationen och detta bekräftas genom att informationen nu visas i kolumnen "Medlemsregister" (C).

I samband med att den nya medlemmen skapas så tilldelas medlemmen ett nytt medlemsnummer. Om detta nummer redan finns registrerat i kontaktregistret eller i medlemsarkivet så visas ett meddelande. Du kan då välja ett annat medlemsnummer med hjälp av funktionen "Administrera medlemsnummer" som du kommer till om du klickar på den lilla knappen till höger om fältet "Medlemsnummer" (C).

LÄS MER OM ADMINISTRATION AV MEDLEMSNUMMER

Om du vill så kan du nu komplettera informationen om den nya medlemmen genom att registrera önskad information i fälten under rubriken "Övrig information" (E). När du klickar i dessa fält så visas värdelistor över den information som redan finns registrerad i respektive fält.

Du kan också skriva ut informationen om nyregistreringen genom att klicka på knappen "Skriv ut" (F) längst upp till höger på skärmbilden.

För att återgå till listan så ska du klicka på knappen "Åter" (G) längst upp till vänster på skärmbilden.
Du kommer nu tillbaks till listan och den uppdaterade registreringen markeras med grön färg (6).

Nästa exempel är en ändringsanmälan från Olle Ohlsson och när du klickar på en ändring av en befintlig post i kontaktregistret kommer du till uppdateringssidan "Ändring av befintlig medlem".

I den vänstra kolumnen (A) visas den information som registreringen innehåller. I detta fall en ändringsanmälan från Olle Ohlsson. I den högra kolumnen (B) visas vilka uppgifter som redan finns registrerade i medlemsregistret för detta medlemsnummer.

Alla fält i den högra kolumnen (B) som är rödmarkerade (C) ska uppdateras eftersom den inkommande registreringen (A) innehåller uppdaterad information.

Du kan nu välja att uppdatera alla uppgifter på en gång genom att klicka på knappen "Uppdatera alla fält" (D) uppe till höger. Du kan också uppdatera ett fält i taget med pilknapparna (E) mellan de två kolumnerna.

Under rubriken "Övrig information" kan du komplettera eller ändra registreringen.

När uppdateringen är genomförs så markeras alla fält med grön färg.

Du kan också skriva ut informationen om ändringen genom att klicka på knappen "Skriv ut" (F) längst upp till höger på skärmbilden.

För att återgå till listan så ska du klicka på knappen "Åter" (G) längst upp till vänster på skärmbilden.
Du kommer nu tillbaks till listan och den uppdaterade registreringen markeras med grön färg (8).

Du kan nu radera ett uppdrag i taget genom att klicka på raderaknappen längst ut till höger på varje rad (9).

Du kan också radera alla åtgärdade (gröna) uppdrag genom att klicka på knappen "Radera" uppe till höger (10). Om du raderar alla åtgärdade uppdrag så kommer du tillbaks till sidan "Registervård" automatiskt om inga uppdrag finns kvar.

För att gå tillbaks till sidan "Registervård" klickar du annars på "Meny" (11).
VIKTIGT

Tänk på att du avmarkerar rutan "Lämna kvar fil på server".

I annat fall så kommer alla ny- och ändringsregistreringar att visas i listan igen nästa gång du hämtar information från servern.