Peak24 Medlem 7 Hjälpsidor

Kontaktregister

INNEHÅLL:

INLEDNING
GÅ TILL FUNKTIONEN KONTAKTSERVICE
AKTIVERA ABONNEMANG PÅ KONTAKTSERVICE
IMPORTERA FORMULÄRDATA TILL KONTAKTSERVICE
SKAPA OCH ÖVERFÖR FORMULÄR TILL SERVERN
HÄMTA REGISTRERINGAR OCH UPPDATERA REGISTER

Inledning

Kontaktservice är en tilläggstjänst från Active Coach Svenska AB där du kan utnyttja funktioner för att hämta in information som registreras på Internet direkt till programmets kontaktregister.

Tjänsten kan användas för att hämta in exempelvis anmälningar till tävlingar, konferenser eller utbildningar. Ett annat användningsområde är registreringar för utskick, erbjudanden eller utlottningar.
I samband med beställning av ett abonnemang på tjänsten Kontaktservice kan du också beställa anpassning av ett formulär där du själv anger vilken registreringsinformation som ska styras till vilka fält i kontaktregistret. Det färdiga formuläret läses sedan in i systemet och användaren skapar och överför sedan själv formuläret till sin webbplats.

Med jämna mellanrum överförs registreringarna till en dedikerad klientserver och kan sedan hämtas direkt från funktionen "Kontaktservice" i kontaktregistret.

För att att kunna utnyttja tjänsten Kontaktservice måste du ha installerat den speciella FTP-modul som säljs separat till Peak24 Medlem 7.0 samt teckna ett abonnemangsavtal på tjänsten Kontaktservice. När avtalet är tecknat får du ett ID och en katalogkod som du registrerar i ditt dataprogram. Du kan sedan när som helst skapa och överföra dina formulär till dina egna sidor på Internet.

Läs mer om tjänsten Kontaktservice (Internetlänk)

Gå till funktionen kontaktservice

GÖR SÅ HÄR FÖR ATT GÅ TILL KONTAKTSERVICE...

1. Starta rutinen för kontaktregistret genom att klicka på första knappen i huvudmenyn med rubriken "Medlemsregister".

2. Nu kommer du till rutinmenyn för medlemsregistret. Klicka nu på knappen "Kontakter" nere till vänster.

Du kan också komma till kontaktregistret från medlemsregistrets inmatningssida genom att klicka på knappen "Kontakter" på fliken "Info".

3. Nu öppnas kontaktregistret och du kommer till rutinmenyn. Klicka nu på knappen "Registervård" (1).
   
   
   
   

4. Nu kommer du till rutinen "Registervård" i kontaktregistret.
   
   

Aktivera abonnemang på kontaktservice

För att kunna utnyttja funktioner för kontaktservice så måste du teckna ett abonnemang på tjänsten. När du fått ditt abonnemangsavtal så ska du registrera dina abonnemangsuppgifter i programmet och när detta är gjort kan du börja använda funktionerna.

Läs mer om tjänsten Kontaktservice (Internetlänk)

GÖR SÅ HÄR FÖR ATT AKTIVERA ABONNEMANGET...

1. Starta rutinen för kontaktregistret genom att klicka på första knappen i huvudmenyn med rubriken "Medlemsregister".

2. Nu kommer du till rutinmenyn för medlemsregistret. Klicka nu på knappen "Kontakter" nere till vänster.

Du kan också komma till kontaktregistret från medlemsregistrets inmatningssida genom att klicka på knappen "Kontakter" på fliken "Info".

3. Nu öppnas kontaktregistret och du kommer till rutinmenyn. Klicka nu på knappen "Registervård" (1).
   
   
   
   

4. Nu kommer du till rutinen "Registervård" i kontaktregistret.
   
   
   

5. Det första du ska göra för att aktivera ditt abonnemang på tjänsten "Kontaktservice" är att markera rutan "Aktivera service" (1).
   
   
   
   Registrera sedan det ID (2) och den katalogkod (3) som står angivet på det abonnemangsavtal du erhållit från Active Coach Svenska AB. Det är mycket viktigt att ID och kod skrivs in exakt som det står på avtalet. Kontrollera också så att du inte har råkat lägga till ett avslutande mellanslag eller ett radbyte.
   
   

6. Nu är abonnemanget aktiverat och du kan nu överföra dina formulär till servern och hämta in registrerad information.
   
   Läs mer om tjänsten Kontaktservice (Internetlänk)

Importera formulärdata till kontaktservice

När du har aktiverat ditt abonnemang och fått specialanpassade formulär på en fil så måste du först importera den nya formulärdatan till systemet. Filen har förmodligen skickats till dig som en bilaga i ett e-postmeddelande och det första du måste göra är att spara filen någonstans på din dator.

GÖR SÅ HÄR FÖR ATT IMPORTERA FORMULÄRDATA...

1. Starta rutinen för kontaktregistret genom att klicka på första knappen i huvudmenyn med rubriken "Medlemsregister".

2. Nu kommer du till rutinmenyn för medlemsregistret. Klicka nu på knappen "Kontakter" nere till vänster.

Du kan också komma till kontaktregistret från medlemsregistrets inmatningssida genom att klicka på knappen "Kontakter" på fliken "Info".

3. Nu öppnas kontaktregistret och du kommer till rutinmenyn. Klicka nu på knappen "Registervård" (1).
   
   
   
   

4. Nu kommer du till rutinen "Registervård" i kontaktregistret.
   
   
   

5. Klicka nu i det gula fältet "Importera formulärdata" (1) och leta upp den första fil som du erhållit från Active Coach Svenska AB.
   
   
   
   Det spelar ingen roll vilken fil du väljer utan systemet känner av om det är formulärdata för nyregistrering eller ändring.
   
   
   
   Markera nu filen så att filnamnet visas i fältet "Filnamn" och klicka sedan på knappen "Öppna". Den valda filens sökväg och namn visas nu i filnamnsfältet.
   
   
   
   Du kan granska den valda filen genom att klicka på mappsymbolen (2) till höger om filnamnsfältet.
   
   Starta importen genom att klicka på "Knappen" import (3). Svara OK på kontrollfrågan.
   
   
   
   Nu importeras formulärdatan från angiven fil och du får en bekräftelse på att importen är utförd.
   
   
   
   

6. Fortsätt nu med att importera nästa formulärfil om du fått fler filer med formulärdata.
   
   
   
   Vanligtvis så får du två filer innehållande formulärdata dels för nyregistrering och dels för ändringar av befintligt registerinformation.
   
   

7. När importen är klar kan du skapa din formulär och sedan överföra dessa till servern. Se nästa avsnitt.

Skapa och överför formulär till servern

När du har uppdaterat dina formulärdata med formulärfiler som du fått från Active Coach Svenska AB så kan du skapa och överför formulären till servern. Detta gör du i tre enkla steg och det enda du behöver göra innan du startar är att välja vilken avsändare från avsändarregistret som ska stå som organisation på de färdiga formulären.

GÖR SÅ HÄR...

1. Starta rutinen för kontaktregistret genom att klicka på första knappen i huvudmenyn med rubriken "Medlemsregister".

2. Nu kommer du till rutinmenyn för medlemsregistret. Klicka nu på knappen "Kontakter" nere till vänster.

Du kan också komma till kontaktregistret från medlemsregistrets inmatningssida genom att klicka på knappen "Kontakter" på fliken "Info".

3. Nu öppnas kontaktregistret och du kommer till rutinmenyn. Klicka nu på knappen "Registervård" (1).
   
   
   
   

4. Nu kommer du till rutinen "Registervård" i kontaktregistret.
   
   
   

5. Börja med att välja en avsändare från avsändarregistret som ska stå som organisation på de färdiga formulären. När du klickar i fältet "Avsändare" (1) så visas en lista över alla avsändare som är registrerade i avsändarregistret. Välj en avsändare från listan.
   
   
   
   Nästa steg är att skapa formulären lokalt på din dator. Klicka på knappen "1. Skapa formulär" (2).
   När formulären är skapade kan du granska utseendet genom att klicka på knappen "2. Granska formulär" (3). Om du inte är nöjd med utseendet så kan du ta kontakt med Active Coach Svenska AB.
   Om du är nöjd med utseendet så kan du starta överföringen till servern genom att klicka på knappen "3. Överför till servern" (4). Svara OK på kontrollfrågan.
   
   När alla formulär är överförda så får du en bekräftelse.
   
   
   
   

6. Nu är formulären överförda och du kan granska formulären på webbplatsen genom att klicka på knappen "4. Öppna" (5).
   
   Webbadressen till din webbplats är http://kontakt.peak24.net/dinkatalogkod 
   
   Läs mer om tjänsten Kontaktservice (Internetlänk)

Hämta registreringar och uppdatera register

När du överfört dina formulär till servern så kan dina kontakter börja registrera information, anmälningar eller ändringar. Alla registreringar som görs finns i normala fall tillgängliga inom en timme för inläsning i programmet. Detta är dock lite beroende på vilken belastningsnivå som serverprogrammet arbetar under för tillfället.

Nedan beskriver vi hur du hämtar registrering från servern och hur du uppdaterar ditt kontaktregister.

GÖR SÅ HÄR...

1. Starta rutinen för kontaktregistret genom att klicka på första knappen i huvudmenyn med rubriken "Medlemsregister".

2. Nu kommer du till rutinmenyn för medlemsregistret. Klicka nu på knappen "Kontakter" nere till vänster.

Du kan också komma till kontaktregistret från medlemsregistrets inmatningssida genom att klicka på knappen "Kontakter" på fliken "Info".

3. Nu öppnas kontaktregistret och du kommer till rutinmenyn. Klicka nu på knappen "Registervård" (1).
   
   
   
   

4. Nu kommer du till rutinen "Registervård" i kontaktregistret.
   
   
   

5. Om du inte hämtat registreringar från servern tidigare så ska du först ange vilka åtgärder och tillval som ska gälla.
   
   
   
   På den övre raden under rubriken "Synkronisering av adressändringar" finns tre markeringsrutor (1). Om du markerar den första med rubriken "Lämna krav fil på server" så lämnas alla hämtade registreringar kvar på servern efter hämtning. Detta tillval kan du använda om fler ska ha tillgång till den inkommande registreringen. Om rutan inte är markerad så tas alla hämtade registreringar bort.
   
   Om den andra rutan med rubriken "Spara hämtade filer" är markerad så sparas en kopia av alla hämtade registreringar lokalt på din dator i katalogen \Peak24\Medlem7\Filer.
   
   Om den tredje rutan är markering så görs en automatisk kontroll ifall det finns några nyinkomna registreringar på servern. Denna kontroll görs när du går in i kontaktregistret och finns några registreringar på servern så får du ett meddelande.
   
   
   
   Om du har sparat inkomna registreringar sedan tidigare så kan du gå direkt till den senaste listan genom att klicka på knappen "Gå direkt till listan" (2).
   
   Om du vill kontrollera och hämta nya registreringar så ska du klicka på knappen "Hämta nya kontakter och adressändringar" (3). Nu visas en kontrollfråga. Klicka på OK så startar hämtningen.
   
   
   
   Nu startar hämtningen och förloppet visas på en statusruta.
   
   
   
   

6. När hämtningen är slutförd kommer du direkt till en lista som visar alla hämtade registreringar. Registreringar med röd färg (4) indikerar att registreringen är ny och inte behandlad. Registreringar med grön färg (5) indikerar att registreringen har behandlats och är klar.
   
   
   
   
   För att behandla en ny anmälan eller ändring så ska du klicka på önskad rad. I detta exempel väljer vi den första raden som är en nyanmälning från Torsten Nilsson.
   
   När du klickar på en nyanmälning kommer du till uppdateringssidan "Ny kontakt". I den vänstra kolumnen (A) visas den information som registreringen innehåller. I detta fall en nyregistrering från Torsten Nilsson.
   
   
   
   Om du vill att ett eventuellt bifogat meddelande ska överföras till noteringsfältet i kontaktregistret när du skapar en ny kontakt så ska rutan "Uppdatera även meddelande" (A2) vara markerad.
   
   Du kan också styra kategorifältet i ansökan till önskat kategorifält i kontaktregistret genom att markera önskad ruta (A3).
   
   Om du godkänner registreringen och vill registrera den inkommande anmälningen i kontaktregistret så ska du klicka på knappen "Skapa ny kontakt" (B).
   
   Nu skapas en ny kontakt i kontaktregistret med underlag av den registrerade informationen och detta bekräftas genom att informationen nu visas i kolumnen "Kontaktregister" (C).
   
   
   
   I samband med att den nya kontakten skapas så tilldelas kontakten ett nytt ID-nummer. Om detta nummer redan finns registrerat i medlemsregistret eller i medlemsarkivet så visas ett meddelande. Du kan då välja ett annat ID-nummer med hjälp av funktionen "Administrera ID-nummer" som du kommer till om du klickar på den lilla knappen till höger om fältet "ID-nummer" (C).
   
   LÄS MER OM ADMINISTRATION AV ID-NUMMER
   
   Om du vill så kan du nu komplettera informationen om den nya kontakten genom att registrera önskad information i fälten under rubriken "Övrig information" (E). När du klickar i dessa fält så visas värdelistor över den information som redan finns registrerad i respektive fält.
   
   
   
   Du kan också skriva ut informationen om nyregistreringen genom att klicka på knappen "Skriv ut" (F) längst upp till höger på skärmbilden.
   
   För att återgå till listan så ska du klicka på knappen "Åter" (G) längst upp till vänster på skärmbilden.
   
   

7. Du kommer nu tillbaks till listan och den uppdaterade registreringen markeras med grön färg (6).
   
   
   
   Nästa exempel är en ändringsanmälan från Bellamn Svenska AB och när du klickar på en ändring av en befintlig post i kontaktregistret kommer du till uppdateringssidan "Ändring av befintlig kontakt".
   
   I den vänstra kolumnen (A) visas den information som registreringen innehåller. I detta fall en ändringsanmälan från Beltran Svenska AB. I den högra kolumnen (B) visas vilka uppgifter som redan finns registrerade i kontaktregistret för detta ID-nummer.
   
   
   
   Alla fält i den högra kolumnen (B) som är rödmarkerade (C) ska uppdateras eftersom den inkommande registreringen (A) innehåller uppdaterad information.
   
   Om du vill att ett eventuellt bifogat meddelande ska överföras till noteringsfältet i kontaktregistret när du uppdaterar kontakten så ska rutan "Uppdatera även meddelande" (C2) vara markerad. Om det redan finns befintlig text i noteringsfältet så läggs ett eventuellt bifogat meddelande till denna text och placeras längst ner i fältet (C3).
   
   Du kan nu välja att uppdatera alla uppgifter på en gång genom att klicka på knappen "Uppdatera alla fält" (D) uppe till höger. Du kan också uppdatera ett fält i taget med pilknapparna (E) mellan de två kolumnerna.
   
   När uppdateringen är genomförs så markeras alla fält med grön färg.
   
   
   
   Du kan också skriva ut informationen om ändringen genom att klicka på knappen "Skriv ut" (F) längst upp till höger på skärmbilden.
   
   För att återgå till listan så ska du klicka på knappen "Åter" (G) längst upp till vänster på skärmbilden.
   
   

8. Du kommer nu tillbaks till listan och den uppdaterade registreringen markeras med grön färg (8).
   
   
   
   Du kan nu radera ett uppdrag i taget genom att klicka på raderaknappen längst ut till höger på varje rad (9).
   
   Du kan också radera alla åtgärdade (gröna) uppdrag genom att klicka på knappen "Radera" uppe till höger (10). Om du raderar alla åtgärdade uppdrag så kommer du tillbaks till sidan "Registervård" automatiskt om inga uppdrag finns kvar.
   
   För att gå tillbaks till sidan "Registervård" klickar du annars på "Meny" (11).

   VIKTIGT

   Tänk på att du avmarkerar rutan "Lämna kvar fil på server".
   
   
   
   I annat fall så kommer alla ny- och ändringsregistreringar att visas i listan igen nästa gång du hämtar information från servern.

Internetlänkar: Unikt koncept för medlemsadministration Läs mer om olika versioner av Peak24 Medlem Läs mer om online-tjänster till Peak24 Medlem Läs mer om supportavtal till Peak24 Medlem

Ingenjörsgatan 5, 9 tr * 215 68 Malmö Tel 040-32 09 64 * Fax 040-92 55 54 softline@peak24.com