|
Peak24
Medlem 7 Hjälpsidor |
 |
 
Grupper
|
INNEHÅLL:
INLEDNING
GÅ
TILL FUNKTIONEN NÄRVAROSERVICE
VERIFIERA
ABONNEMANG PÅ NÄRVAROSERVICE
SKAPA
OCH ÖVERFÖR NÄRVAROKORT TILL SERVERN
HÄMTA
NÄRVAROREGISTRERINGAR OCH UPPDATERA NÄRVARO
REGISTRERA
NÄRVARO ONLINE
Inledning
Närvaroservice är en
tilläggstjänst där du kan lägga ut närvarokort på en egen webbplats och låta gruppledare registrera närvaro direkt på Internet.
Funktionen innebär bl a att du kan skapa och överföra din grupplanerings alla närvarokort direkt till en egen sida på Internet.
Dina gruppledare kan sedan öppna sina egna närvarokort och markera
närvaro på deltagare för respektive sammankomst.
Registreringen överförs sedan till en server på Active Coach Svenska AB där den behandlas och grupperas med andra registreringar.
Med jämna mellanrum överförs sedan registreringarna till en dedikerad klientserver och kan sedan hämtas direkt
från funktionen "Närvaroservice" i programmet. I samband med hämtningen uppdateras närvaroregistreringen för de närvarokort som finns registrerade i programmet.
Med tjänsten Närvaroservice kan du spara enormt mycket tid. Du slipper dubbelarbetet med att gruppledaren markerar närvaro på det utskrivna närvarokortet och att sedan denna närvaro måste registreras en gång till i dataprogrammet.
Om varje gruppledare tar som vana att efter varje sammankomst registrera närvaron direkt på Internet så är hela tiden närvarostatistiken i
programmet helt aktuell.
För att att kunna utnyttja tjänsten Närvaroservice måste du ha installerat den speciella FTP-modul som säljs separat till Peak24 Medlem 7.0 samt teckna ett abonnemangsavtal på tjänsten Närvaroservice. När avtalet är tecknat får du en katalogkod och ett lösenord som du registrerar i ditt dataprogram. Du kan sedan när som helst skapa och överföra dina närvarokort till dina egna sidor på Internet.
Läs mer om
tjänsten Närvaroservice (Internetlänk)
Gå
till funktionen närvaroservice
GÖR SÅ HÄR FÖR ATT GÅ TILL
NÄRVAROSERVICE...
-
Starta
rutinen för närvaro genom att klicka på femte knappen i
huvudmenyn med rubriken "Närvaro".
-
Nu
kommer du till rutinmenyn för rutinen närvaro. Klicka nu på knappen "Närvaroservice".
-
Nu
öppnas rutinen för "Närvaroservice" och du kommer
direkt till funktionssidan.
-
När
du har verifierat ditt abonnemang så kan du börja använda
rutinerna.
Verifiera
abonnemang på närvaroservice
För att
kunna utnyttja funktioner för närvaroservice så måste du teckna ett
abonnemang på tjänsten.
När du fått ditt abonnemangsavtal så ska du verifiera abonnemanget
och när detta är gjort kan du börja använda funktionerna.
Läs mer om
tjänsten Närvaroservice (Internetlänk)
GÖR SÅ HÄR FÖR ATT VERIFIERA
ABONNEMANGET...
-
Starta
rutinen för närvaro genom att klicka på femte knappen i
huvudmenyn med rubriken "Närvaro".
-
Nu
kommer du till rutinmenyn för rutinen närvaro. Klicka nu på knappen "Närvaroservice".
-
Nu
öppnas rutinen för "Närvaroservice" och du kommer
direkt till funktionssidan.
-
Det
första du ska göra för att verifiera ditt abonnemang på
tjänsten "Närvaroservice" är att aktivera tjänsten
genom att markera rutan "Aktivera tjänsten
närvaroservice" (1).
Registrera sedan det ID (2)
och den katalogkod (3)
som står angivet på det abonnemangsavtal du erhållit från Active
Coach Svenska AB. Det är mycket viktigt att ID och kod skrivs in
exakt som det står på avtalet. Kontrollera också så att du inte
har råkat lägga till ett avslutande mellanslag eller ett radbyte.
Ange nu det lösenord som står angivet på abonnemangsavtalet i
fältet "Lösenord" (4).
Även här är det viktigt att kontrollera så att du inte har
råkat lägga till ett avslutande mellanslag eller ett radbyte.
Kontrollera nu att du är ansluten till Internet och starta
verifieringen genom att klicka på knappen "Verifiera" (5).
Svara OK på kontrollfrågan.
Nu kopplar systemet upp sig mot servern och kontrollerar att
abonnemangsuppgifterna är riktiga. Om verifieringen lyckades så
får du ett meddelande om detta.
Tänk på att verifieringen måste upprepas varje månad så länge
som abonnemanget är giltigt. Om du får ett felmeddelande att
verifieringen inte lyckades så ska du kontrollera så att dina
abonnemangsuppgifter är rätt registrerade och att inga mellanslag
eller radbyten förekommer. Om felet fortgår så ska du ta kontakt
med Active Coach Svenska AB.
-
Nu är
abonnemanget verifierat och detta visas med texten "Abonnemang
OK" i statusfältet (6).
I den gråa rutan till höger om statusfältet visas det högsta
antal närvarokort som kan överföras till servern.
Om du har fler närvarokort än denna gräns så måste du
uppgradera ditt abonnemang till en högre nivå.
Läs mer om
tjänsten Närvaroservice (Internetlänk)
Skapa
och överför närvarokort till servern
När du
verifierat ditt abonnemang på tjänsten närvaroservice så kan du
börja använda funktionerna. Nedan beskriver vi hur du skapar och
överför din grupplanerings alla närvarokort till servern. Det är viktigt
att närvarokorten har tilldelats ett kortnummer innan du skapar och
överför korten. Om inget kortnummer är registrerats så fungerar inte
tjänsten. Ett kortnummer registreras automatiskt när du aktiverar
närvarokorten och skapar sammankomster.
GÖR SÅ HÄR...
-
Starta
rutinen för närvaro genom att klicka på femte knappen i
huvudmenyn med rubriken "Närvaro".
-
Nu
kommer du till rutinmenyn för rutinen närvaro. Klicka nu på knappen "Närvaroservice".
-
Nu
öppnas rutinen för "Närvaroservice" och du kommer
direkt till funktionssidan.
-
Det
första du ska göra är att välja den organisation som ska stå
som avsändare på menyer och närvarokort. När du klickar i
fältet "Avsändare" (1)
så visas en värdelista över alla organisationer som är
registrerade i avsändarregistret.
LÄS MER OM AVSÄNDARREGISTRET
Välj en organisation från denna lista så att namnet visas i
fältet (1).
Nästa åtgärd är att markera (2)
om en datumlista ska skapas på varje närvarokort med underlag av
de sammankomster som är registrerade för varje grupp.
Om denna ruta är markerad och om det finns registrerade
sammankomster för aktuell grupp så visas en värdelista när
ledaren klickar i datumfältet på närvarokortet.
Om rutan inte är markerad eller om det inte finns några
sammankomster registrerade visas istället ett datumfält där
ledaren själv får ange det datum som närvarorapporteringen
gäller.
Detta innebär att en ledare själv kan ange ett datum vid
registreringen. När sedan registreringen hämtas från servern kan
administratören skapa en ny sammankomst med underlag av detta datum.
(För att detta ska fungera måste närvarokorten har tilldelats ett
kortnummer innan du skapar och överför korten. Om inget kortnummer
är registrerat fungerar inte tjänsten. Ett kortnummer registreras
automatiskt när du aktiverar närvarokorten och skapar sammankomster.
Om inga sammankomster har registrerats så kan du tilldela
närvarokorten ett kortnummer i önskad löpnummerserie).
Nu är det dags att skapa närvarokorten. Klicka på knappen
"1. Skapa närvarokort för aktiv period" (3).
Du får nu ett kontrollmeddelande med uppgift om antal närvarokort
för den aktiva perioden. Om den aktiva periodens antal närvarokort
överstiger abonnemangets övre gräns så får du ett
felmeddelande.
Klicka på OK för att starta processen. I det lite mörkare blå
fältet visas ett statusmeddelande med uppgifter om vilket
närvarokort som för tillfället bearbetas.
När alla närvarokort är skapade så får du ett meddelande.
Om ett eller flera närvarokort saknar kortnummer får du ett
felmeddelande där du uppmanas att registrera kortnummer på de
närvarokort som saknar nummer.
-
Nu är
alla närvarokort skapade lokalt på din dator. Du kan nu granska de
nyss skapade närvarokorten genom att klicka på knappen "2.
Granska närvarokorten" (3)
så öppnas din webbläsare och du kommer till menyn med alla
närvarokort listade.
Du kan också öppna den katalog på din dator där närvarokorten
är skapade genom att klicka på katalogsymbolen (4).
Om alla närvarokort verkar vara i sin ordning så ska du nu
överföra hela webbplatsen till server. Detta gör du genom att
klicka på knappen "3. Överför närvarokorten till
servern" (5).
Du får nu ett kontrollmeddelande.
Klicka på OK för att starta överföringen. Under processens gång
kommer några olika statusmeddelanden att visas. Först så visas en
dialogruta med texten "Deleting File" några gången.
Under detta moment raderas alla filer som finns på servern.
När befintliga filer är raderade så börjar överföringen av de
nya närvarokorten. Denna process kan ta några minuter beroende på
hur många närvarokort som finns för den aktiva perioden. Eftersom
filnamnen är så långa så syns dessa inte på statusrutan utan
endast några kryptiska punkter men detta är helt normalt.
När hela webbplatsen är överförd visas ett meddelande.
-
När
alla närvarokort är överförda så kan du öppna webbplatsen
direkt på Internet genom att klicka på knappen "4. Öppna
webbplatsen på Närvaroservice" (6).
Den webbadress som du tilldelats står angiven på
abonnemangsavtalet och det är denna som du ska hänvisa dina ledare
till. Se exempel på http://narvaro.peak24.net/peak24/
Om du i fortsättningen redigerar enstaka närvarokort så behöver
du inte överföra hela webbplatsen utan kan överföra ett kort i
taget. Börja med att ange det kort- eller gruppnummer (7)
vars närvarokort du vill överföra. Du kan ange vilken typ av
nummer du har valt (8).
Klicka sedan på knappen "Skapa/Överför" (9)
för att överföra det valda närvarokorten.
VIKTIGT
Hämta
närvaroregistreringar och uppdatera närvaro
När du
överfört dina närvarokort till servern så kan dina ledare börja
registrera närvaro för sina respektive grupper. Alla registreringar
som görs finns i normala fall tillgängliga inom en timme för
inläsning i programmet. Detta är dock lite beroende på vilken
belastningsnivå som serverprogrammet arbetar under för tillfället. Nedan
beskriver vi hur du hämtar registrering från servern och hur du
uppdaterar närvaron för respektive grupp.
GÖR SÅ HÄR...
-
Starta
rutinen för närvaro genom att klicka på femte knappen i
huvudmenyn med rubriken "Närvaro".
-
Nu
kommer du till rutinmenyn för rutinen närvaro. Klicka nu på knappen "Närvaroservice".
-
Nu
öppnas rutinen för "Närvaroservice" och du kommer
direkt till funktionssidan.
-
Om du
inte hämtat närvaroregistreringar från servern tidigare så ska
du först ange vilka åtgärder och tillval som ska gälla.
Till vänster finns tre markeringsrutor
(1).
Om du markerar den första med rubriken "Lämna krav fil på
server" så lämnas alla hämtade närvaroregistreringar kvar
på servern efter hämtning. Detta tillval kan du använda om fler
ska ha tillgång till den inkommande närvaroregistreringen. Om
rutan inte är markerad så tas alla hämtade registreringar bort.
Om den andra rutan med rubriken "Spara hämtade filer" är
markerad så sparas en kopia av alla hämtade närvaroregistreringar
lokalt på din dator i katalogen \Peak24\Medlem7\Narvaroservice.
Om den tredje rutan är markering så görs en automatisk kontroll
ifall det finns några nyinkomna registreringar på servern. Denna
kontroll görs när du går in i rutinen "Grupper" eller
"Närvaro" och finns några registreringar på servern så
får du ett meddelande.
Om du har sparat inkomna närvaroregistreringar sedan tidigare så
kan du gå direkt till den senaste listan genom att klicka på
knappen "Gå direkt till listan" (2).
Om du vill kontrollera och hämta nya närvaroregistreringar så ska
du klicka på knappen "Hämta ny närvaroregistrering från
server" (3).
Nu visas en kontrollfråga. Klicka på OK så startar hämtningen.
Nu startar hämtningen och förloppet visas på en statusruta.
-
När
hämtningen är slutförd kommer du direkt till en lista som visar
alla hämtade närvaroregistreringar. Registreringar med blå färg
indikerar att ett närvarokort finns registrerat i programmet men
det är ännu inte uppdaterat. Registreringar med ljusröd färg (4)
indikerar att gruppen inte finns eller att närvarokorten inte har
några registrerade sammankomster.
För att starta den automatiska uppdateringen så ska du nu klicka
på knappen "Uppdatera" (5).
När du svarat OK på kontrollfrågan så behandlas varje
närvaroregistrering och närvaron i närvaroregistret uppdateras.
När uppdatering är klar så markeras alla åtgärdade
registreringar med grön färg.
-
Du kan
också detaljgranska eller uppdatera en registrering i taget. Klicka
i så fall på önskad registreringsrad (6).
Nu kommer du till sidan med information om den valda
närvaroregistreringen.
I fälten under rubriken "Gruppinformation inkommande" (1)
visas den information som hämtats från servern och som skapats med
det närvarokort som finns på webbplatsen.
I fälten under rubriken "Relaterad sammankomst" (2)
visas den information som är registrerad på den relaterade
sammankomsten som ska uppdateras.
Med knapparna i avdelningen "Åtgärder" (3)
kan du ta bort och sätta in närvaromarkering för alla deltagare.
Knapparna under rubriken "Inkommande" åtgärdar den
inkommande registreringen och knapparna under rubriken
"Sammankomst" åtgärdar den relaterade sammankomsten.
I fälten längst ner till vänster (4)
visas relationsdata samt namnet på det närvarokort som används
för att skicka registreringen. Om du klickar på knappen till
höger om namnet (5)
så öppnas det aktuella närvarokorten på Internet. Denna funktion
kan vara bra om det är något problem med registreringen. Om du
klickar på något av de gråa fälten visas en hjälpruta med
information om vad som anges i respektive fält.
Närvarorutorna under rubriken "Inkommande" (6)
visar den inkommande registreringen d v s den närvaro som aktuell
ledare registrerat och skickat från webbplatsen.
Namnen under rubriken "Sammankomst" (7)
visar alla registrerade gruppdeltagare enligt den relaterade
sammankomsten.
Du kan manuellt uppdatera närvaron genom att klicka på knappen
"Uppdatera" (8).
Om något blir fel så kan du ta bort alla markeringar (3)
och registrera den riktiga närvaron och sedan uppdatera igen. Om det
inte finns någon registrerad sammankomst för aktuellt datum så kan
du välja att skapa en ny sammankomst och sedan registrera närvaron
på denna.
Om du har installerar tilläggsmodulen eKontakt så kan du skicka
ett snabbmeddelande via e-post till ansvarig ledare. Denna funktion
kan användas om registreringen är felaktig och du vill uppmana
ledaren att göra om registreringen. För att skicka ett
snabbmeddelande ska du klicka på knappen "Skicka" (9).
För att kunna använda funktionen för snabbmeddelande så måste
följande villkor vara uppfyllda:
+ Tilläggsmodulen eKontakt måsta vara installerad
+ Vald avsändaren på huvudsidan måste ha en registrerad
e-postadress
+ En giltig SMTP-server måste registreras under knappen
"Inställningar" (10)
+ Ledaren
för aktuell grupp måste ha en e-postadress registrerad
Under
knappen "Inställningar" kan du registrera information om
den SMTP-server (A)
som ska användas för att skicka snabbmeddelande. Om servern
kräver autentisering så måste du också registrera kontonamn och
lösenord (B).
Du kan också ange ett eget standardmeddelande (C).
När du registrerad efterfrågad information så skickar du
snabbmeddelandet genom att klicka på knappen "Skicka" (9).
Förutom den rubrik och den text som är registrerad under knappen
"Inställningar" (10)
så sätts viss text in automatiskt. Denna text innehåller bl a
uppgifter om den aktuella registreringen och länken till det
närvarokort som används för att skicka registreringen. När
ledaren får e-postmeddelandet kan han/hon enkelt klicka på länken
och skicka en ny registrering.
E-postmeddelande formuleras på följande sätt:
FELAKTIG
NÄRVAROREGISTRERING Den närvaroregistrering som du registrerat enligt nedan är felaktig. Du har förmodligen registrerat ett felaktigt datum. Vänligen upprepa registreringen och var noga med att datumet för sammankomsten blir riktig.
Hälsningar
Malmö Bellevue TK
Aktuellt närvarokort: http://narvaro.peak24.net/peak24/N4_G5_Mandag_Bana_1_17_00.htm
AKTUELL REGISTRERING:
Närvarokort: 4 Grupp: 5 Typ: Tennis
Datum 2003-11-13 Start: 17:00:00 Plats: Bana 1 Inkom
till servern på Narvaroservice 2004-01-19 10:25:54
Text med brun
färg är text som
du formulerar själv under "Inställning".
Registrera
närvaro online
När du
överfört dina närvarokort till servern så kan dina ledare börja
registrera närvaro för sina respektive grupper. Alla registreringar
som görs finns i normala fall tillgängliga inom en timme för
inläsning i programmet. Detta är dock lite beroende på vilken
belastningsnivå som serverprogrammet arbetar under för tillfället. Nedan
beskriver vi hur dina ledare ska göra för att registrera närvaro för
sina grupper online.
GÖR SÅ HÄR...
-
Logga
in på den speciell webbadress som står angivet i
abonnemangsavtalet. Webbadressen är http://narvaro.peak24.net
plus den speciella katalogkod som du erhållit.
Du kan också logga in direkt på http://narvaro.peak24.net
och sedan ange din katalogkod i avsett fält (1)
och sedan klicka på "Logga in" (2).
I rutan under rubriken "Aktuell drifts- och köstatus" (3)
visas om serverprogrammet är hårt belastat eller inte. Om ingen
kölista är angiven så ska registreringar finns på
klientservrarna senast inom en timme.
-
När
du har loggat in så kommer du till listan med alla närvarokort
för den aktiva perioden. Listan är sorterad efter kortnummer och
du ska nu rulla dig ner till din aktuella grupps närvarokort. När
du hittat kortet klickar du på den lilla blå pilknappen till
vänster om raden (4).
-
Nu
öppnas det valda närvarokortet. Kontrollera först att du
verkligen har öppnat rätt närvarokort. Högst upp på sidan visas
information om det aktuella närvarokortet (5).
Välj nu det datum för vilken närvaroregistreringen gäller. Om
närvarokortet har en värdelista så behöver du bara klicka på
önskat datum (6).
Om kortet inte har en färdig värdelista så måste du skriva in
det aktuella datumet i fältet "Ange datum" (6).
Formen på datumet måste vara 2004-12-24.
Markera nu närvaro på de deltagare (7)
som var närvarande under den aktuella sammankomsten.
När du är klar skickar du din registrering genom att klicka på
knappen "Skicka närvaroregistrering" (8).
-
Om all
information registrerats på rätt sätt får du nu en bekräftelse
på att registreringen skickats till servern för hantering. Om du
nu vill göra fler registreringar för samma grupp kan du klicka på
rubriken "Backa och gör en ny registrering" (9).
-
Ändra
nu datum och markera närvaron för den nya sammankomsten och skicka
iväg registreringen till server.
Du kan nu upprepa detta tills du registrerat närvaro för alla
önskade sammankomster.
VIKTIGT
-
Glöm
inte att ändra datum innan du skickar iväg en ny registrering
efter att du använt backafunktionen.
-
Använd
inte rullknappen på musen direkt efter att du valt ett datum från
värdelistan. Om du gör detta så rullar du bland datumen i listan
istället för hela webbsidan och fel datum kan då bli
registrerat.
|
